Digitale Spendenkassa für Vereine

Spenden sind ein wichtiger Bestandteil der Vereinsarbeit. Mit der speziell für eine Glaubensgemeinschaft entwickelten Spendenkassa werden Spenden schnell, übersichtlich und transparent erfasst – einfach in der Bedienung und optimal abgestimmt auf die Zusammenarbeit mit dem zentralen Dachverband.

✓ Spenden einfach und schnell erfassen

Erfassen Sie jede Spende direkt über die Kassa – sekundenschnell und vollständig.
Alle Buchungen werden übersichtlich dokumentiert und können jederzeit nachvollzogen werden.

So entsteht weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Arbeit für Ihre Gemeinschaft.

✓ Spendenbeleg sofort übergeben

Nach der Erfassung kann dem Spender direkt ein Beleg übergeben werden: per QR-Code auf das Smartphone, per E-Mail oder klassisch als Ausdruck.

Der Spender erhält damit sofort eine übersichtliche Bestätigung seiner Spende – digital, unkompliziert und auf Wunsch ganz ohne Papier.

✓ Transparenz und zentrale Übersicht

Alle erfassten Spenden bleiben übersichtlich und nachvollziehbar. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Vereinen und dem zentralen Dachverband deutlich vereinfacht.

Das sorgt für mehr Transparenz, einen besseren Überblick und weniger Aufwand bei der gemeinsamen Verwaltung.

In den folgenden kurzen Schulungsvideos zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie einfach die ATIB-Spendenkassa im täglichen Einsatz funktioniert.

Um sich bei der Kassa anzumelden, starten sie das Gerät und klicken anschließend auf „Kassa starten“.

Wählen Sie nun ihr Symbol aus und geben anschließend Ihren eigenen PIN ein.

Sollten Sie Fragen zu Symbol/PIN haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

 

Um eine Spende zu erfassen gehen Sie wie folgt vor:

• Auswahl, welche Spende erfasst werden soll: drücken sie dazu auf den entsprechende Artikel-Taste
• Betrag eingeben
• optional: Namen, Adresse und weitere zusätzliche Informationen eingeben (kann je Spende abweichen)
• Wählen Sie dann „Bezahlen“ um den Zahlvorgang zu starten
• Sie können zwischen verschiedenen Zahlungsarten auswählen
  • Barzahlung
  • Bankomat-Zahlung direkt am Gerät (sofern aktiviert)
  • weitere individuelle Zahlungsmöglichkeiten (bsp. Direktüberweisung mit QR-Code, auf Rechnung, Einladung, etc.)
• Sie bekommen anschließend den Beleg zu dieser Spende am Bildschirm angezeigt und können nun
  • den Beleg am Bildschirm vorzeigen
  • den Beleg ausdrucken
  • den angezeigten QR-Code mit dem Handy des Spenders scannen => Beleg wird direkt als PDF auf das Handy des Spenders übertragen
  • den Beleg via Mail versenden
  • keinen Beleg ausgeben („ohne Beleg“ anklicken)

Damit ist der Vorgang beendet, Sie haben die Spende erfolgreich erfasst.

Je nach Spendenart muss ein Monat und Jahr angegeben werden.

Geben Sie diese bitte als Zahl ein, d.h. beispielsweise „9“ für September.

Wenn der Spender es wünscht, können Sie den Spenden-Beleg ihm direkt per Mail senden.

Ist es für diesen Spender das erste Mal, können Sie die Mailadresse neu eingeben.

Wurde der Spender bereits erfasst, können Sie über die Text-Suche die bestehende Mailadresse suchen und so schnell übernehmen.

Jeder erfasste Beleg kann jederzeit nachgedruckt werden. Im Video wird gezeigt, wie dies mit wenigen Klicks gemacht wird.

Wird der Beleg am Bildschirm angezeigt, kann er natürlich auch gedruckt oder auch per Mail versendet werden.

Hat sich ein Fehler eingeschlichen, kann ein Beleg natürlich auch storniert werden. Geben Sie dazu eine kurze Begründung ein, damit dies für die Buchhaltung, den Dachverband und allenfalls für die Finanz nachvollziehbar ist. Weitere Aktionen sind nicht zu setzen.

Die stornierten Belege werden auf dem Kassen-Abschluss mit angezeigt.

Mit der Live-Ansicht können Sie sich sehr schnell einen Überblick verschaffen, wieviele Spenden in einem bestimmten Zeitraum erfasst wurden.

Als Standard werden alle Spenden von heute angezeigt, über die Datum-Auswahl oben können Sie jedoch den gewünschten Zeitraum festlegen.

Es gibt drei verschiedene Ansichten:

• Warengruppen
  Spenden („Artikel“) können in Warengruppen zusammengefasst werden. Hier sehen Sie die Summe jeder Gruppe.
• Artikel
  hier werden die Summe je Spenden („Artikel“) angezeigt
• Zahlungsart
  hier sehen Sie, mit welcher Zahlungsart (bar, Bankomat, Überweisung, etc.) die Spenden übergeben wurden.

Excel-Export

Die angezeigten Daten können einfach per Knopfdruck in ein Excel-File exportiert und heruntergeladen werden. Dabei werden immer genau die angezeigten Daten exportiert, d.h. der gewählte Zeitraum berücksichtigt.

Es ist geschafft, der Feierabend ruft.
Nun noch schnell die Kassa abschließen und abrechnen.
Mit diesen Klicks ist das schnell vollbracht.

 

Der Kassa-Abschluss stellt ein Werkzeug dar, mit dem kontrolliert werden soll, ob die erfassten Beträge mit der Geldtasche übereinstimmen.

Führen Sie diesen regelmäßig durch.

Die Empfehlung lautet auf täglich oder nach jedem Kassierwechsel (bsp. vormittags arbeitet ein andere Kassier wie nachmittags).

Alle bereits erstellten Kassa-Abschlüsse können natürlich auch nachträglich jederzeit angesehen und/oder nachgedruckt werden.

Über das „Buchungsjournal“ können Sie alle Details zu jeder einzelnen Spende einsehen.

Der angezeigte Zeitraum kann in der Datum-Auswahl oben bestimmt werden.

Alle angezeigten Buchungen können auf Wunsch als Excel-File exportiert und heruntergeladen werden.

Ein wichtiges Instrument der Spendenkassa ist der Monatsabschluss. Damit werden alle Spenden eines Monats übersichtlich zusammengefasst und an die Buchhaltung/Dachverband übergeben.

Hier stehen auch zahlreiche Auswertungen zur Verfügung, die zur Übersicht und Transparenz beisteuern.

Die Auswertungen können entweder heruntergeladen oder via Mail verschickt werden.

Nach getaner Arbeit oder bei einem Kassier-Wechsel können Sie sich wie im Video gezeigt abmelden.